
下个月都要项目评估了,项目才完成一半,怎么办?作为项目负责人,你是否遇到过类似的情景?项目进度滞后,该怎么办?
本期是公益创投100问的第8期,今天来聊聊项目进度滞后的那些事。
1.何为进度滞后
公益项目的进度滞后,简单说,是对照项目申报书中预定的时间节点,服务指标没有按期完成。
以项目中期评估为例,一般要求服务指标完成50%,低于50%则为进度滞后。
2.怎么计算进度
这是个有意思的话题,特别是在中期评估时。有的项目方觉得自己的项目进度达到50%,评估方可能觉得只有20%。这是为何?
公益项目的服务进度,不同于工程类项目,后者有非常明确的判定标准。比如修一段100米的马路,中期评估时修完了50米,那完成进度就是50%。
对于公益项目而言,服务指标类型多样,包括探访、活动、小组、工作坊等等。
假设A项目的总服务指标是探访100个、活动10场,小组2个,工作坊2个。那如何计算项目进度呢?
有人说,这个简单,项目进度=已完成的产出数量之和/总体产出数量(100+10+2+2)。按照这个方式算,中期评估时完成57个探访,其他服务都不做,进度为50%,就达标了。
想得美!这种计算方式在实际操作中行不通。评估人员会综合考虑各项指标的完成进度。
考虑到不同指标的数量、完成难度不同,评估方常采用的统计方式是计算各分项指标的完成进度,然后取平均值。
以上面的项目为例,项目完成了57个探访,探访指标的完成率为57%,活动、小组、工作坊等3项指标的完成率均为0%,那项目整体指标的完成率为(57%+0+0++0)/4,即14.25%,明显低于50%,进度严重滞后。
3.进度滞后怎么办
第一步是看回项目协议。着重看“项目进度”“项目评估验收”“项目变更”相关的内容,评估项目进度滞后的影响。
第二步是咨询评估方。了解评估方的进度计算方式,告知评估方项目目前的进度情况,咨询评估方的意见和建议。有伙伴可能会说,这岂不是不打自招?
在公益创投项目里,大部分情况下,评估方和项目方不是猫和老鼠的关系,而是支持协作,共同把项目做好,只是大家的角色不同。退一步说,进度滞后那么多,评估方又不傻,怎么会发现不了?
第三步是告知机构和团队。把项目进度滞后的情况、项目协议里的约定、评估方的意见,告知机构和团队,共同讨论,决定问题解决方式:是申请项目延期,还是项目赶工或者快速跟进。
第四步是加快进度。根据讨论的结果,采取相应的行动加快进度,并加强项目进度监测,保证项目的整体进度。
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